Tips organise reunion supaya semua lancar

Dah banyak kali aku involved so kali ni nak share Tips organise reunion dan juga moga jadi rujukan sesiapa sahaja nanti.

Apa yang seronoknya reunion ni? Bagi aku memang best. Seronok dapat jumpa dengan kawan kawan lama, dapat mengimbau kenangan dulu. Kalau selalu jumpa lagi dapat ingat pelbagai story yang kita telah lupa selama hari ini.  

Contoh mcm aku ni lah, banyak sekolah.. banyak kawan, banyak kenangan tapi…. memang banyak yang dah terlupa hahaha.. Nasib baiklah ada reunion ni dapat lah mengimbau kenangan dulu.

Baca : Memori zaman sekolah rendah

Boleh kata nak masuk umur 43 nih hampir selang 2 tahun organise reunion dr pelbagai sekolah. Abam cakap aku ni mmg muka AJKKKK. Alhamdulillah Memang tak putus hubungan dengan kawan kawan. Maklumlah membesar di asrama, lepas tu masuk Universiti pulak..

Tapi ada juga sesetengah kawan2  komplen susah nak buat reunion ni. Maybe salah satu faktornya tidak ada Leader dan committee yang kuat untuk menjalankan event macam ni. So meh nak share tips untuk organise reunion dengan jayanya Hehehehe memang macam macam ragam dalam committee, tapi hati mau kental. Aim untuk pastikan event berjalan lancar sahaja okay.

Tips organise reunion

1. Setup Committee

First and foremost. Kena identify committee yang kita yakin boleh buat kerja. Bukan tukang tengok sahaja atau tukang komen sahaja. Macam mana korang nak kenal? hehehe melalui wassap. Dari situ kita boleh kenal semangat assibiyah pada sekolah tuh selain dari kelebihan individu masing2.

Leader :
Penting untuk control planning, drive segala benda. Incase ada benda yang tertinggal atau semua committee tersasar dari plan asal. Macam macam orang, mcm idea and kepala lah kan. Selalunya leader ni kena tegas sikit, semangat leader ni pun kena lebih sikit dari yang lain.

Bendahari
Memandangkan sekarang transaction byk atas talian. So carilah orang yang senang akses online banking. Semuanya dihujung jari. Pilih orang yang pandai jaga duit , bagus dlm bookeeping, supaya rekod rekod perbelanjaan semua ada. Lagi satu kriteria penting, kena cari orang yang macam kontrol duit betul betul macam duit dia. Kalau ikut nafsu semua benda kita nak buat kan!

Sponsorsip
Pilih yang memang senang untuk berkomunikasi dengan semua orang. Berani untuk minta sponsor dari kawan kawan yang agak berkemampuan. Dari duit sponsor ni untuk digunakan sebagai deposit kepada hotel sebelum semua members bayar. Selain itu juga duit ini untuk pembelian doorgift, untuk bahan bahan deko dan misc yang kadang kita tak perasan. Aku tak boleh part mintak duit ni, segan ya amat!

Deko team
Bila dah pilih konsep ni, pastinya dah boleh bayangkan decoration untuk event nantikan. Kena pilih orang yang betul betul minat mendeko dan passion pasal hias menghias ni. Sekarang banyak tempat mendeko, so boleh sewa sahaja. Tapi proses ini agak remeh and renyah. Perlu support dari team lain juga. We all banyak barang  DIY dari  http://www.somethingborrowedbynawal.com/ kos Deko sendiri hanya RM1000.00 tapi kalau panggil event planner mau mencecah RM5000 ke atas.

Designer
Cari dikalangan kawan kawan yang memang ada skill untuk buat design, sebab dari promosi sehinggalah ke hari event akan banyak items yang memerlukan kerja kerja mendesign nanti. Dari segi promosi untuk event, promotional items seperti banner, backdrop dan segalanya lah. aku lah yang bertanggungjawab bab bab design ni.. segala benda aku buat dari thank u card, banner, teaser. Urusan printing memang senang, ada yang hanya hantar melalui online sahaja.

Administration
Kerja kerja remeh seperti follow up kedatangan, penyediaan barangan kecil seperti lucky draw, pembelian barangan penting memerlukan 2/3 orang untuk menjaga bahagian ini.

Cara diskusi kami banyak menggunakan medium wassap dan juga berjumpa sebulan sekali. Memang memerlukan pengorbanan masa, malah wang juga. Sebab itulah kena pilih kawan kawan yang sehati sejiwa untuk organise event ni. Bagi aku ni macam jihad, sebab dapat eratkan sillaturahim.

Bab bab sentap tu memang ada. Tapi rasanya kita dah cukup dewasa untuk menapis negative vibe yang ada, janji kerja jalan. Kena ingat lain orang, lain pengalaman dan expectation So kita akan OKAY.

2. Tetapkan konsep atau tema untuk reunion

Konsep ni penting, sebab ini yang drive dari segi pemilihan hotel, design, doorgit dan juga benda benda lain lah. Contoh reunion 25 tahun yang lalu pada 2012  untuk MRSM Pasir tumboh, konsep Back to school. Terkini 2017 konsep red carpet. Jadi segala deko mestilah ke arah tema yang ditetapkan.

Dress code untuk semua yang hadir nanti pun akan nampak selari. At least kita dah set guideline kepada semua jemputan.  Tujuan nya nnt bila kita amik gambar akan lebih seragam and nampak kemas.

3. Set Bajet

Bajet ini untuk charge yang akan dikenakan per head. Rata rata hotel yang kami survey di KL. range harga dari rm 110 -210 perperson untuk hi tea buffet, Ni antara hotel yang pernah kami tanya.

• Le meridian RM150-200
• Royal Chulan RM130-180
• Sheraton RM150-Rm210
• KlGCC  RM98-RM130

Walaupun harga hampir sama, at the end kena tengok menu yang disediakan. Quantity makanan berbeza.

Selain dari faktor faktor lain jugak. Contohnya  jarak dari pintu ke dewan, Pencahayahaan yang penting untuk fotografi, yg ini applies utk KLGCC walaupun harga nya agak murah tapi kami ada masalah dari segi parking dan juga penginapan committee yang perlu bergerak ke sana sini.

Tapi sekiranya mencari konsep santai dengan bajet yang agak rendah pastinya ini pilihan kami. Sebab view KLGCC mengadap padang golf.

4. Cari hotel yang bersesuian

Pemilihan hotel ni banyak dipengaruhi faktor. Dari segi makanan yang di offer. Package jugak kena tengok. Hall yang bagaimana. Apa extra charge yang akan dikenakan

Kenapa pilih Sheraton Imperial ? Kami suka setup dewan dan barisan banquet makanan yang tersusun di luar hall. Selain itu juga terdapat sofa yang banyak berdekatan kawasan tersebut. Reunion ni kita banyak nak minggle around. Jumpa kawan kawan lama untuk bersembang dan macam macam lagi.  Selain itu tawaran makan dengan harga Rm150 memang terbaik dengan harga lain.

Tips: Selagi belum confirm dengan harga pastikan masukkan keperluan yang kita nak pada hari tersebut cth meja yang diperlukan dan lain lain

5. Cara hubungi kawan-kawan

Ada orang aktif dalam wassap, ada yang di FB. tak semua sama. Ada yg tak aktif lansung dalam kedua media sosial ni. So konsep kawan cari kawan juga penting. Compile segala maklumat kawan kawan di  Gdrive juga. Senang untuk hubungi kawan kawan nanti

6. Outsource usherrette dan photograper

Sebaiknya outsource kerja kerja ni. Kita hanya monitor. Kalau kita hire event company selalunya harga pakej agak mahal. So kita boleh cari usherret dan photographer dari kenalan kita. Kebarangkalian untuk kita dapat adalah dengan harga murah. Kalau boleh on the day tu.. committee tu pun nak berjumpa dengan kawan kawan. Hheheh dah lah buat kerja tanpa gajikan.

So enjoy your day. Bukan senang nak jumpa kawan kawan yang dah terpisah lama. tapi, kalau dah nama committee kalau boleh nak buat semua dengan sempurna. Contohnya aku sendiri lah, rasa macam tak cukup sembang dengan kawan kawan.  Ada je benda nak tengok. Letih sampai blur  hahah..

7. Buat Senarai Things To Do penting dalam Tips organise reunion

Sentiasa update committee apa yang perlu dilakukan, apa yang pending supaya tidak tertinggal apa apa benda yang penting pada hari event nanti. Contohnya kutipan duit mestilah pada tarikh tertentu. Pembayaran kepada hotel. Penghantaran barang barang untuk event perlulah dibuat dengan lebih awal yer.

8. Prepare micro dan macro programme 2 minggu sebelum event

Kedua dua ini penting membantu emcee yang akan mengacarakan majlis reunion tersebut, selain untuk mengelakkan kita tertinggal sebarang benda penting.

Contohnya pukul berapa supplier ballon akan sampai, photographer, atau pun set karaoke. Floor manager untuk hari tersebut sekurang kurang dpata monitor sebarang perancangan yang telah ditetapkan.

event reunion kami baru ini ada sedikit over run. hehehhe… tapi boleh kata semua aktiviti yang dirancang dapat dicapai. kalau semua hadir tepat pada masa makanya perjalanan program akan lebih lancar

Penat tapi puas sebenarnya bila organise reunion ni.  Hampir kesemua committee berdebar debar untuk event ini. Tapi bila tengok riak muka kawan kawan yang hadir, memang terus lupa segalanya. PUAS is the best word untuk gambarkan perasaan kami sehingga ke hari ini. Jadi aku titipkan kenangan ini dalam entri  Tips organise reunion

Ada setengah orang tak suka nak ber reunion ni.. Masing masing punya pilihan kan. Ada pula yang terpengaruh denagn dengan bahana reunion hahah yang ini yangpaling orang takut sebenarnya.

Tapi sebaiknya kalau ada kelapangan, kita kenalkan keluarga dengan kawan kawan kita pula dalam occasion lain seperti family day.  Insyallah semua akan OKAY.